Передача прав на почтовый ящик

Зачем передавать права другому пользователю? #

Предоставление прав на использование почтового ящика позволяет одному пользователю управлять почтовым ящиком другого пользователя. Это полезно в следующих случаях:

1. Ассистенты и секретари могут управлять почтой своего руководителя.
2. Коллеги могут совместно использовать общий почтовый ящик (Shared Mailbox) для удобства работы.
3. Временная передача управления почтовым ящиком в случае отсутствия основного пользователя.

Передача прав через панель CPSM #

Эта инструкция только для администраторов

Что бы предоставить пользователю права на использование почтового ящика другого пользователя (или доступ к Shared Mailbox), необходимо перейти войти Cloud Portal Service Management под учетной записью администратора, перейди в меню Users > Users

Найти в списке пользователя или Shared Mailbox, доступ к которому нужно предоставить другим пользователям, раскрыть настройки, нажав на зеленую стрелку напротив учетной записи и перейти в Services

В сервисе Exchnage 2016 раскрыть настройки, нажав на зеленую стрелку, перейдите в Advanced Options и раскройте настройки Advanced Options.

В зависимости от стоящих перед Вами задач выберите необходимые пункты:

• Full Accsess — разрешение на Полный доступ к почтовому ящику, его содержимое могут открывать и читать пользователи, не являющиеся владельцем почтового ящика. Full Accsess (Полный доступ) не может Отправить как (Send As) без дополнительных разрешений.
• Send As — Отправить как — пользователям, которым предоставлен данный уровень доступа, могут использовать данный почтовый ящик для отправки сообщений. После предоставления этого разрешения любые сообщения, отправляемые из почтового ящика, будут отображаться так, как если бы они были отправлены владельцем почтового ящика.
• Receive As — пользователю предоставляется разрешение «Получить как» для почтового ящика, этот пользователь может войти в почтовый ящик с помощью пользовательского приложения, но не может отправлять сообщения электронной почты из почтового ящика.

В поле Member Search впишите имя пользователя, которому Вы ходите предоставить доступ и нажмите на кнопку поиска. Из результата поиска отметьте необходимого Вам пользователя и нажмите Add.

Для применения настроек нажмите Provision

Из выше указанного следует что, для того чтобы пользователь Б имел возможность доступа к почтовому ящику пользователя А и имел возможность отправлять от имени пользователя А необходимо предоставить пользователю Б 2 разрешения — Full Accsess и Send As. После выполнения всех указанных настроек в почтовом ящике пользователя А пользователь Б будет иметь полный доступ ко всем сообщениям в почтовом ящике пользователя А и сможет отправлять от имени пользователя А.

Как добавить второй почтовый ящик #

Для того чтобы открыть второй почтовый ящик Вам необходимо предоставить соответствующий доступ — Предоставление прав на работу с ящиком другому пользователю.

В случае использования ПО Outlook через некоторое время у пользователя, которому был предоставлен доступ, появиться второй почтовый ящик ниже основного, дополнительных настроек ПО Outlook, в этом случае, не требует. В некоторых случаях требуется перезапуск ПО Outlook.

В случае если необходимо открыть второй почтовый ящик в WEB-версии, то следуйте по шагам указанным ниже:

1. Перейдите в WEB-версию Outlook того пользователя которому предоставили доступ;
2. нажмите правой кнопкой мыши на имя пользователя почтового ящика;
3. в поле поиска появившегося окна Добавить общую папку впишите почтовый ящик пользователя, который хотите добавить, нажмите Поиск в каталоге;
4. из результата поиска выберите нужны почтовый ящик и нажмите Добавить.

В результате ниже основного почтового ящика появится еще один почтовый ящик.

Передача прав через Outlook #

Эта инструкция для пользователей

 Общий доступ к почтовым папкам #

Для того чтобы предоставить доступ к папке в Вашей учетной записи корпоративной почты, Вам нужно дать пользователю разрешение на доступ к Вашему почтовому ящику (например, почтовый ящик — Давид Пеший), затем предоставить разрешение на доступ к каждой папке / подпапке, которой Вы хотите поделиться. Процесс предоставления общего доступа к почтовому ящику и отдельным папкам одинаков. Выполните указанные ниже действия:

• Запустите Outlook;
• щелкните правой кнопкой мыши на имя своего почтового ящика (например, dpesiy@belltower.kz) и выберите Разрешения для папки;
• во вкладке Разрешения нажмите Добавить;
• выберите пользователя которому хотите предоставить разрешение на доступ (например, Модест Дортмунд), нажмите Добавить, затем нажмите OK;
• выберите пользователя (например, Модест Дортмунд) и из выпадающего списка Уровень выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь ), нажмите ОК.

Далее Вам необходимо дать разрешения на папку.

• Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой Вы хотите поделиться (например, папка Входящие);
• выберите Свойства, перейдите на вкладку Разрешения и нажмите Добавить;
• выберите пользователя которому хотите предоставить разрешение на доступ, нажмите Добавить, затем нажмите OK;
• выберите пользователя и из выпадающего списка Уровень выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь ), нажмите ОК
• чтобы поделиться дополнительными папками/подпапками, выполните шаги 1–4 выше.

Далее Вам необходимо добавить папку пользователя.

Чтобы открыть папку (папки) других пользователей, Вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимые права на добавляемую учетную запись почтового ящика и папки, к которым вы хотите получить доступ (см. выше). Затем выполните действия ниже:

• Запустите Outlook;
• перейдите в меню Файл, далее перейдите в Настройка учетных записей и выберите Настройка учетных записей;
• в окне Настройка учетных записей перейдите во вкладку Файлы данных;
• перейдите во вкладку Дополнительно, нажмите Добавить;
• в окне Добавить почтовый ящик введите имя пользователя или почтовый адрес (например, dpesiy@belltower.kz), нажмите OK;
• для сохранения изменений нажмите OK;
• окне Настройка учетных записей нажмите Закрыть.

Папка появится в нижней части списка папок.

Передача прав через OWA #

• Войти в OWA (mail.cloud24.kz);
• выберите Почта, чтобы открыть папки почты;
• щелкните правой кнопкой мыши на имя своего почтового ящика (например, Давид Пеший) и выберите Разрешения…;
• в окне Разрешения для папки нажмите кнопку +;
• в окне Добавить разрешения, впишите имя пользователя, которому хотите добавить права доступа (например, Модест Дортмунд), нажмите Добавить;
• выберите пользователя (например, Модест Дортмунд), в выпадающем списке Уровень разрешений выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь ), нажмите ОК

Далее Вам необходимо дать разрешения на папку.

• Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой Вы хотите поделиться (например, папка Входящие) и выберите Разрешения…;
• в окне Разрешения для папки нажмите кнопку +;
• в окне Добавить разрешения, впишите имя пользователя, которому хотите добавить права доступа (например, Модест Дортмунд), нажмите Добавить;
• выберите пользователя (например, Модест Дортмунд), в выпадающем списке Уровень разрешений выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь ), нажмите ОК
• чтобы поделиться дополнительными папками/подпапками, выполните шаги 1–4 выше.

Далее Вам необходимо добавить папку пользователя.

Чтобы открыть папку (папки) других пользователей, Вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимые права на добавляемую учетную запись почтового ящика и папки, к которым вы хотите получить доступ (см. выше). Затем выполните действия ниже:

• Войти в OWA (mail.cloud24.kz);
• выберите Почта, чтобы открыть папки почты;
• щелкните правой кнопкой мыши на имя своего почтового ящика (например, Модест Дортмунд) и выберите Добавить общую папку…;
• в окне Добавить общую папку введите имя пользователя или почтовый адрес (например, dpesiy@belltower.kz), нажмите Добавить;
• папка появится в нижней части списка папок.

Параметры общего доступа к папке

Уровень разрешений	Действия, которые может выполнять пользователь с общим доступом
Владелец	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов в общей папке. Пользователь-владелец может изменять для папки уровни разрешений, установленные для других пользователей.
Ответственный редактор	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов, а также создание вложенных папок.
Редактор	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов.
Ответственный автор	Создание и чтение элементов, создание вложенных папок, а также изменение и удаление созданных им элементов.
Автор	Создание и чтение элементов, а также изменение и удаление созданных им элементов.
Автор без прав редактора	Создание и чтение элементов, а также удаление созданных им элементов.
Рецензент/Читатель	Только чтение элементов.
Корреспондент/Участник	Только создание элементов.
Свободное и занятое время, тема, размещение (только для календаря)	Для общего доступа к календарю ознакомьтесь только со сведениями о занятости, темой и расположением событий календаря.
Свободное и занятое время (только для календаря)	Только для общего доступа к календарю ознакомьтесь со сведениями о занятости в событиях календаря.
Нет	Нет возможности выполнять действия. Пользователь остается в списке разрешений, но не имеет разрешений и не может открыть папку.